Guia do ICMS: saiba o que é o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços, quem deve pagar e como calcular

 

Guia do ICMS: saiba o que é o Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Serviços, quem deve pagar e como calcular

O ICMS é um dos principais impostos do país e incide sobre a maioria dos produtos e serviços. Neste guia completo, você vai entender tudo sobre ele.

Para o empreendedor, esse imposto costuma gerar muitas dúvidas. Na prática, é comum não saber exatamente quais mercadorias são tributáveis, como calcular as alíquotas e qual é a forma correta de recolhimento. E não é para menos: o ICMS é aplicado em diversas situações e possui regras que variam de estado para estado.

Pensando nisso, preparamos este guia com todas as informações que você precisa entender sobre o ICMS:

O que é o ICMS?

Em primeiro lugar, é importante saber que o ICMS (Imposto sobre Circulação de Mercadorias e Prestação de Serviços de Transporte Interestadual e Intermunicipal e de Comunicação) é um tributo estadual que incide sobre a circulação de mercadorias em geral.

Devido à sua abrangência, esse tributo se tornou uma das principais fontes de arrecadação dos estados, sendo incluído no valor da maioria dos produtos e serviços que consumimos diariamente.

Enquanto os consumidores arcam com o imposto indiretamente, os empresários precisam calcular e recolher os valores de forma correta, considerando as alíquotas vigentes e as normas específicas do seu estado.

Além disso, cabe aos estados e ao Distrito Federal estabelecer os valores e regras do ICMS, levando em conta fatores como origem e destino da mercadoria, tipo de empresa, perfil do cliente, entre outros critérios.

Vale lembrar também que os convênios sobre ICMS são regulamentados pelo Conselho Nacional de Política Fazendária (CONFAZ), formado pelos secretários de Fazenda dos estados e pelo Ministro da Fazenda. O objetivo do órgão é promover a harmonização tributária entre as unidades da federação.

Sobre quais operações esse imposto incide?

De acordo com a Lei Complementar nº 87/1996, o ICMS é aplicado sobre diversas operações. Entre elas, estão:

  • Operações de compra e venda de mercadorias em geral, inclusive alimentos e bebidas fornecidos em estabelecimentos como bares e restaurantes;

  • Prestação de serviço de transporte interestadual e intermunicipal de pessoas, bens ou valores;

  • Serviços de comunicação, como emissão, transmissão e recepção de sinais;

  • Importações de mercadorias, independentemente da finalidade;

  • Entrada de energia elétrica e derivados de petróleo no estado de destino, quando não forem destinados à comercialização ou industrialização.

Mesmo que a operação tenha finalidade assistencial, cultural ou se trate de doação, o ICMS incide normalmente. Entretanto, os estados podem estabelecer convênios para conceder ou revogar benefícios fiscais específicos.

E quais operações estão isentas?

Por outro lado, a legislação também estabelece as hipóteses em que há isenção do ICMS. Algumas delas são:

  • Operações com livros, jornais e periódicos, bem como o papel usado para impressão;

  • Exportações de produtos ou serviços para o exterior;

  • Operações interestaduais com energia elétrica e petróleo destinados à industrialização ou comercialização;

  • Comercialização de hortifrutigranjeiros;

  • Aquisição de veículos adaptados para pessoas com deficiência física, entre outras.

Como ele é cobrado?

Em termos práticos, o ICMS é cobrado a partir do chamado “fato gerador” — que é o evento que justifica a incidência do tributo. Nesse caso, o fato gerador é a mudança de titularidade da mercadoria, e não apenas a emissão de uma nota fiscal.

Isso significa que o ICMS só é devido quando há transferência de propriedade da mercadoria para outro comprador, e não apenas pelo transporte ou emissão de nota.

Além disso, com exceção de energia elétrica e derivados de petróleo, o imposto deve ser recolhido no estado de origem da mercadoria ou serviço. Portanto, o ICMS varia de acordo com o local onde a operação ocorre.

Qual a importância do ICMS?

Sob o ponto de vista da arrecadação, o ICMS é fundamental. Trata-se do imposto com maior peso nas receitas dos estados e municípios.

Para se ter uma ideia, apenas o ICMS sobre combustíveis pode representar cerca de 30% do caixa estadual, segundo dados da TV Senado. Entre janeiro e outubro de 2023, os estados e o DF arrecadaram mais de R$ 553 bilhões em receitas tributárias.

Como a maior parte desse montante vem do ICMS, é fácil compreender sua relevância. Do total arrecadado, 75% fica com os estados e 25% é destinado aos municípios.

Com esses recursos, o poder público financia políticas de saúde, educação, segurança, infraestrutura e cultura — setores essenciais para o desenvolvimento social e econômico do país.

Como calcular o ICMS?

Para calcular o valor do ICMS, é necessário multiplicar o preço do produto ou serviço pela alíquota correspondente:

Preço da mercadoria x Alíquota = Valor do ICMS

Por exemplo, se você vende um produto por R$ 1.000 em São Paulo, onde a alíquota é de 18%, o ICMS devido será de R$ 180.

No entanto, como as alíquotas variam entre os estados, é fundamental consultar a tabela vigente para realizar o cálculo correto.

Além disso, o tipo de operação (interna ou interestadual) também influencia diretamente no valor do imposto a ser pago.

Como identificar a alíquota do ICMS?

Para identificar a alíquota correta, você precisa levar em conta três fatores: o tipo de operação, os estados envolvidos e o regime tributário da sua empresa.

➤ Alíquota em operações internas

Nas operações dentro de um mesmo estado, as alíquotas são fixas. Veja algumas para 2026:

    • Paraíba: 20%;
    • Paraná: 19,5%;
    • Pernambuco: 20,5%;
    • Piauí: 21% para 22,5% (válido a partir de 01/04/2025);
    • Rio Grande do Norte: 18% para 20% (válido a partir de 20/03/2025);
    • Distrito Federal: 20%;
    • Espírito Santo: 17%;
    • Goiás: 19%;
    • Rio de Janeiro: 22%;
    • Rio Grande do Sul: 17%;
    • Amazonas: 20%;
    • Amapá: 18%;
    • Bahia: 20,5%;
    • Ceará: 20%;
    • Sergipe: 19%;
    • Tocantins: 20%;
    • Acre: 19%;
    • Alagoas: 19%;
    • Rondônia: 19,5%;
    • Roraima: 20%;
    • Santa Catarina: 17%;
    • São Paulo: 18%;
    • Maranhão: 22 para 23% (válido a partir de 23/02/2025);
    • Mato Grosso: 17%;
    • Mato Grosso do Sul: 17%;
    • Minas Gerais: 18%;
    • Pará: 19%.

➤ Alíquota para empresas do Simples Nacional

Se sua empresa é optante pelo Simples Nacional, o ICMS já está incluído no DAS (Documento de Arrecadação do Simples Nacional), com percentuais definidos de acordo com a faixa de faturamento.

➤ Alíquota em operações interestaduais

Nas vendas entre estados diferentes, aplica-se a tabela de ICMS interestadual. Além disso, quando a alíquota interna do estado de destino for maior que a interestadual, é preciso recolher o DIFAL (Diferencial de Alíquota).

Como funciona o Crédito de ICMS?

Um dos principais mecanismos do ICMS é o sistema de crédito, que garante a não cumulatividade do imposto.

Na prática, esse sistema permite que a empresa compre mercadorias pagando ICMS e, na venda, compense esse valor com o que seria devido. O resultado é o pagamento apenas sobre o valor agregado.

Por exemplo, se uma empresa compra um item por R$ 200 com ICMS de R$ 36 e o revende por R$ 250 (ICMS de R$ 45), ela deve recolher apenas R$ 9 — a diferença entre o imposto de venda e o de compra.

Contudo, para utilizar os créditos, a empresa não pode ser optante pelo Simples Nacional e deve manter a escrituração fiscal atualizada.

O que é substituição tributária?

A substituição tributária (ICMS-ST) é um regime especial de arrecadação no qual o imposto é recolhido por um único contribuinte, geralmente no início da cadeia de produção ou distribuição.

Por esse modelo, indústrias e importadores assumem o recolhimento do ICMS para toda a cadeia — dispensando atacadistas e varejistas do pagamento nas etapas seguintes.

Isso facilita a fiscalização e evita a sonegação, além de simplificar a vida do pequeno comerciante, que não precisa calcular o ICMS dos produtos com ST.

Vale lembrar, porém, que nem todos os produtos estão sujeitos à substituição tributária. O CONFAZ define e atualiza constantemente a lista de itens por meio de convênios como o ICMS 142/18.

Como pagar o ICMS?

Para recolher o ICMS corretamente, sua empresa precisa estar cadastrada na Secretaria da Fazenda (Sefaz) do seu estado e possuir uma Inscrição Estadual (IE).

Após o credenciamento, será possível emitir notas fiscais e fazer o recolhimento do imposto por meio da guia estadual ou da GNRE (para operações interestaduais).

Já as empresas do Simples Nacional devem pagar o ICMS pelo DAS, de forma unificada com os demais tributos.

É essencial manter o pagamento em dia, pois a inadimplência gera multas, juros com base na taxa Selic e possíveis complicações fiscais.

O que acontece se você não recolher este imposto?

Caso o ICMS não seja pago no prazo, sua empresa entra em situação de inadimplência perante o Fisco.

Com isso, o débito será acrescido de juros e multas progressivas, além de comprometer a regularidade fiscal do CNPJ.

Portanto, manter os tributos em dia é essencial para evitar prejuízos, problemas legais e perda de benefícios fiscais.

Se você ainda tem dúvidas sobre o recolhimento do ICMS ou precisa de ajuda para definir o melhor regime tributário para sua empresa, conte com o time da Liddera Contabilidade Digital. Estamos aqui para simplificar sua gestão contábil e garantir a saúde fiscal do seu negócio!