Você sabe o que é contabilidade digital? No artigo de hoje, iremos te explicar como essa nova modalidade do futuro pode ajudar o seu negócio simplificando processos burocráticos do dia a dia.

Além disso, por ser totalmente online, investir em um escritório de contabilidade digital pode ser uma ótima forma de reduzir custos sem precisar abrir mão de todas as vantagens de ter um contador para a sua empresa.

Quer saber mais? Confira abaixo mais curiosidades sobre o assunto e 10 vantagens da contabilidade digital para o seu negócio. Boa leitura!

O que é contabilidade digital?

A contabilidade digital trata-se de um modelo de contabilidade utilizada para desburocratizar a rotina dos processos contábeis de uma empresa e aumentar a produtividade no dia a dia e a eficiência das tarefas, sem deixar de lado bons resultados para os clientes.

Esse modelo permite que o contador tenha acesso a dados completos dos clientes, através de softwares integrados como o ERP, que ficam acoplados aos seus sistemas contábeis, responsáveis por reunir e organizar informações diminuindo as chances de erro, que facilmente aconteceriam com o serviço manual.

Assim, a contabilidade digital garante melhores análises dos dados dos clientes e aumenta consideravelmente o planejamento estratégico de uma empresa, permitindo que o empreendedor foque em outras atividades da empresa.

Como citado, a otimização dos serviços contábeis ocorre através de softwares de automação e inteligência artificial.

Assim, um dos principais objetivos da contabilidade digital é reunir a experiência dos contadores com as novas possibilidades proporcionadas pela tecnologia para resultar no crescimento da empresa do cliente.

Com isso, a melhor forma de entender a contabilidade digital é compreender a internet como a principal ferramenta para a realização das tarefas contábeis. Sua proposta é utilizar os recursos tecnológicos para tornar as atividades mais produtivas sem desperdiçar tempo ou dinheiro.

Como funciona?

A contabilidade digital funciona com base na internet e um conjunto de soluções tecnológicas desenvolvidas para atender esse segmento e as necessidades da empresa.

Através de sistemas específicos, como ERPs, ou seja, softwares que promovem a integração de vários sistemas, os contadores têm acesso fácil e prático com todas as informações necessárias para cuidar das atividades contábeis de seus clientes.

Para as empresas e os empreendedores, todos esses processos também são facilitados, uma vez que eles também utilizam softwares e sistemas integrados para enviar seus dados e informações para o escritório de contabilidade.

Com isso, os dois lados desse negócio são beneficiados no dia a dia com a praticidade de contar com a tecnologia para compartilhar dados, exportar, enviar ou armazenar documentos e vários outros processos necessários no dia a dia.

A evolução da contabilidade ao passar dos anos

A contabilidade não é de hoje, ela é considerada tão antiga quanto as antigas civilizações. Com o passar do tempo, teve de se adaptar às novas eras até chegar ao modelo que conhecemos hoje, no entanto, ela continua evoluindo.

Hoje em dia, a forma como os contadores se relacionam com os seus clientes é diretamente influenciada pelas transformações do mercado e da tecnologia, especialmente no mercado contábil. Assim, surgiram novos conceitos como a contabilidade online e digital.

Primeiro surgiu a contabilidade online, em 2012, que tem como base a automação do serviços contábeis, com o objetivo de diminuir os custos comparados com a contabilidade tradicional.

Apesar de revolucionário, esse serviço já se tornou muito limitado para os dias atuais. Pouco tempo depois, em 2015, surge no Brasil a contabilidade digital, esse novo conceito já era popular na Europa e Oceania, e prometia uma abordagem diferente da contabilidade online.

O objetivo principal era gerar valor para o seu cliente com auxílio da tecnologia, e não somente automatizar as tarefas com o intuito de reduzir os custos do seu cliente.

Papel do contador na vida do empreendedor

É importante estabelecer muito bem os papéis entre o empreendedor e o contador, para que a parceria seja clara e resulte em bons frutos para ambos.

O empreendedor precisa estar ciente de que é responsável pelo cenário de sua empresa, incluindo ceder as informações contábeis e fiscais necessárias para o contador, que por sua vez, deve estar atento a tudo que envolve a legislação imposta, e tudo o que seja necessário para garantir que o cliente esteja dentro da lei.

Se tratando de contabilidade digital, o contador pode desempenhar diferentes papéis dentro de uma empresa. Inclusive ser consultor e mentor de assuntos contábeis para o empreendedor.

Este é comprometido com a gestão financeira da empresa e participando ativamente do crescimento da empresa.

Existem contadores mais técnicos, que se preocupam com cumprir as obrigatoriedades fiscais, mais voltado à contabilidade tradicional.

Contabilidade digital x contabilidade online

É comum que as pessoas se confundam entre essas duas modalidades de contabilidade, no entanto, existem muitas diferenças entre a contabilidade online e a contabilidade digital. Por isso, iremos explicar abaixo um pouco mais.

Entretanto, para começar podemos estabelecer que a principal diferença é a maneira como estas modalidades servem os seus clientes.

A contabilidade online possibilita a realização de todos os serviços contábeis virtualmente. Assim, não existe a necessidade do cliente se deslocar até o escritório de contabilidade para entregar documentos.

Com isso, o objetivo principal da contabilidade online é cumprir com os deveres fiscais e contábeis da empresa de maneira remota.

Por outro lado, a contabilidade digital visa entregar com eficiência e ampliando os resultados de seus clientes, além de regularizar as obrigações legais deles perante o Fisco. Também utiliza a automatização dos processos contábeis, facilitando a relação entre cliente e contador.

Dessa maneira, a contabilidade se torna algo mais prático na rotina da empresa, e o contador passa a ser mais do que isso, sendo um mentor e aliado ao seu cliente quando o assunto é relacionado a contabilidade.

Portanto, a principal diferença que se estabelece entre os dois é o valor agregado dos dois modelos. Enquanto a contabilidade online entrega apenas as obrigações legais, a digital permite uma relação mais íntima entre o cliente e o contador, que passa a oferecer uma espécie de consultoria ao empreendedor.

Assim, é possível que ele desfrute dessas tarefas otimizadas e do tempo a mais que elas proporcionam, para pensar estrategicamente nos próximos passos da sua empresa e pensar no crescimento dela.

Na contabilidade digital, os sistemas contribuem para que vários processos, antes realizados manualmente, sejam automatizados. Isso garante mais eficiência, rapidez e fluidez nos trâmites contábeis

Com base nisso é possível dizer que a contabilidade online é a evolução do modelo contábil tradicional, e que a contabilidade digital é o aperfeiçoamento da versão online desse setor

Por essas e muitas outras vantagens é que a contabilidade digital se tornou a melhor opção para quem quer agregar a tecnologia a sua empresa e usufruir de todas as facilidades que elas proporcionam em sua rotina.

Para entender mais sobre essas vantagens, é só acompanhar abaixo.

10 vantagens da contabilidade digital

A contabilidade digital faz parte do futuro. Com ela é possível otimizar processos que antes exigiam muito e promover praticidade ao dia a dia de um negócio.

Com isso, para que você entenda melhor como essa modalidade pode beneficiar você e o seu negócio, separamos 10 vantagens da contabilidade online. Acompanhe!

1- Mais produtividade

A produtividade tende a aumentar com a contabilidade digital porque antes tarefas que eram realizadas manualmente passam a ser efetuadas por softwares desenvolvidos para este propósito.

Com isso, o empreendedor não precisa se preocupar com tarefas repetitivas ao longo do dia e pode ter foco total no desenvolvimento de novas estratégias que irão agregar a sua empresa.

Um exemplo da atuação dos softwares na rotina de uma empresa é que o empreendedor não precisa se preocupar em imprimir vários documentos e gastar tempo para entregá-los pessoalmente. Os softwares podem realizar esses processos de forma mais rápida e ágil.

2 – Otimização do tempo

Como consequência da automatização de todos esses processos, ocorre a otimização do tempo do empreendedor. Uma vez que ele não precisa se preocupar com essas questões, pode redirecionar a sua energia para outras atividades que só podem ser resolvidas por ele.

Além disso, observando do ponto de vista da contabilidade da sua empresa, adquirir um software permitirá que você entregue respostas ao seu cliente muito mais rápido, tornando isso um diferencial do seu negócio e contribuindo para o crescimento da sua empresa.

3 – Redução de custos

A redução de custos é bastante significativa quando se escolhe por trabalhar com a contabilidade digital.

Em primeiro lugar porque todo o serviço é oferecido via internet, isso reduz os custos daquele que oferece o serviço e consequentemente o valor cobrado por ele. Por isso, existem mais chances de encontrar um escritório que apresente valores compatíveis com aquilo que você pode pagar.

Além disso, essa característica aumenta as suas opções em relação a qual serviço contratar, pois, por ser oferecido pela internet, você não conta com a barreira geográfica.

Assim, se seu negócio está localizado em São Paulo, por exemplo, nada impede que você contrate um escritório de contabilidade digital de Minas Gerais, ou qualquer outro estado que ofereça preços melhores.

Ainda, a contabilidade digital elimina por completo a necessidade de gastos com documentos impressos. Com isso, automaticamente acaba com qualquer gasto que envolva essa questão, como armazenamento ou envio desses documentos para o seu escritório de contabilidade.

Isso porque migrando para a contabilidade digital todos os seus documentos serão enviados pela internet, sem custo nenhum. E não pense que isso indique qualquer falta de segurança, pois todos os documentos são armazenados na nuvem, com total segurança e zelo.

4 – Gestão de documentos mais organizada

Falando em documentos e nuvem, precisamos separar um tópico somente para explicar essa função. A nuvem possui um sistema de compartilhamento, que permite que outra pessoa acesse o que você quiser com apenas um clique.

Dessa forma, a gestão de documentos melhoram significativamente. Além disso, os sistemas utilizados contribuem para visualização e acesso e armazenamento dos documentos de maneira organizada, tornando tudo mais prático e simples

5 – Processos mais seguros

Algumas pessoas podem ter a impressão de que a contabilidade digital não é tão segura quanto a tradicional por estar hospedada em um ambiente virtual, no entanto, isso não é verdade.

Muito pelo contrário, hoje em dia para você garantir a segurança dos seus documentos o mais indicado é que se faça o armazenamento online.

Isso porque quando você armazena somente o documento físico aumentam as chances de extravio ou até mesmo furto do seu documento e divulgação de dados sigilosos da sua empresa.

Afinal, é muito mais fácil invadir um prédio, não é mesmo?

Hoje em dia o mundo virtual é muito mais seguro, inclusive, todo escritório de contabilidade digital sério e comprometido com o seu cliente deve atender às regulamentações estabelecidas pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD).

Elas determinam as condições em que os dados pessoais de alguém ou de uma empresa serão tratados no ambiente virtual.

6 – Transparência nos processos contábeis

Alguns empreendedores ainda encaram dificuldades na hora de realizar o pagamento de impostos, regulamentos, processos, taxas, declarações e qualquer outro processo burocrático que pode envolver a empresa.

Assim, com a contabilidade digital existe maior transparência por parte do contador sobre o que é ou não obrigação da empresa. Dessa forma, torna- se mais fácil para o empreendedor entender todos os processos contábeis e para onde vai o seu dinheiro.

7 – Rastreabilidade

Com certeza você já deve ter perdido bastante tempo atrás de um documento ou nota fiscal que não conseguia encontrar de maneira alguma entre tantos arquivos e documentos bagunçados na gaveta, não é mesmo?

Com a contabilidade digital você não precisará mais passar por isso, pois todos os seus documentos, notas fiscais e outros documentos importantes estarão dispostos em um único local e serão passíveis de rastreamento.

Leva apenas alguns cliques e pouquíssimos segundos para que você encontre o que está procurando. Sem que precise fazer tudo de novo por não encontrar um documento.

8 – Integração de dados entre mais de um sistema

Com a nova possibilidade de contabilidade digital, o envio de malotes, por exemplo, demandava muito tempo dos escritórios de contabilidade e das empresas. Hoje em dia, com o compartilhamento de dados online, é possível fazer isso com apenas alguns cliques.

Assim, processos antes vistos como burocráticos são facilitados, como entrar em contato com órgãos públicos para legalizar o funcionamento de uma empresa se torna algo prático.

9 – Mais produtividade

Com mais facilidade no acesso, e deixando-o em tempo real, é possível que todas as tarefas repetitivas do dia a dia sejam automatizadas, como o levantamento de dados, por exemplo.

Assim, através de relatórios prontos, o contador pode agilizar as atividades de uma empresa, concluindo mais tarefas em menos tempo. Dessa forma, além de aumentar a produtividade, os serviços são realizados de maneira mais assertiva – sem erros -, e consequentemente com uma redução de custos considerável.

10 – Atendimento eficiente

Todas essas características citadas acima proporcionam um atendimento mais eficiente, tanto por parte do escritório de contabilidade quanto da empresa para com os seus clientes.

Assim, a soma de todas as vantagens apresentadas aqui proporciona a sua empresa um atendimento mais personalizado e dinâmico, que permite ser mais eficaz e moderno.

Contar com um escritório contábil é essencial para a sua empresa desde os primeiros dias de funcionamento, até mesmo antes. São eles que irão te ajudar a simplificar processos burocráticos e facilitar a sua jornada com o empreendimento.

Conclusão

Em resumo, isso é tudo o que você precisa saber inicialmente sobre contabilidade digital.

Se você deseja conhecer mais sobre essa modalidade do futuro, que já auxiliou milhares de empresas ao redor do mundo, não deixe de acompanhar nosso blog. Toda semana estarão disponíveis novos artigos explicando e mostrando na prática como a contabilidade digital pode melhorar o seu negócio.